Работното място е предназначено за автоматизиране процесите на инвентаризация и физическо издирване на библиотечните единици. Инвентаризацията се извършва върху целия фонд или върху негова обособена част (фонд, филиал). Инвентаризацията се извършва без прекъсване на работата в библиотеката, с отчитане на всички движения на фонда по време на нейното извършване. Прегледът на наличния фонд става с преносим терминал с отчитане на наличностите на базата на RFID и/или баркод етикети и/или инвентарни номера.

Софтуерът за автоматизирана инвентаризация по инвентарен номер и по баркод етикет е общ. За RFID инвентаризация софтуерът е различен. Може да се прави смесена инвентаризация. Пример: справочният фонд е ценен и е необходима по-честа, ако ще и ежедневна инвентаризация. За опазването на тези фондове може да се закупят RFID етикети и RFID четци, а за останалите фондове да се използва инвентаризация с баркод етикети. В проверявания фонд може да има книги с баркод етикети и само с инвентарен номер, което не пречи да се прави прецизна инвентаризация. 

Софтуерът позволява да се правят множество инвентаризации едновременно. Всяка инвентаризация има свое наименование, отговорник и масив от информация (БЕ, читателски картони), с които се оперира (на определен фонд или отдел). Таблетът може да се пренася от отдел в отдел и да се извършват различни инвентаризации.

Възможно е и една инвентаризация да се извършва с няколко преносими работни места (таблети с четци), което намалява времето за инвентаризация. Данните от таблетите се обединяват и дават единен краен резултат от инвентаризацията на един отдел или фонд.

Модул „Инвентаризация” има връзка с модул „Обслужване. Това позволява при инвентаризацията да се отрази кои БЕ са заети преди да започне тя, а също така и заеманите по време на инвентаризация БЕ.

Всички инвентаризации са свързани помежду си. По време на дадена инвентаризация е възможно да не се открият определени БЕ и да бъдат отчислени. При инвентаризация в друг отдел тези БЕ, ако са все пак в библиотеката, ще бъдат да бъдат регистрирани като „Разместени, не на място” и ще има информация, че не са открити в предишна инвентаризация в друг отдел или фонд, където им е мястото.

Модул „Инвентаризация” е в помощ на отдел „Каталогизация”. Когато инвентаризацията се прави по инвентарен номер или баркод етикет всяка книга се проверява де визу и има възможност за редакция на библиографското описание в часта за Автор, Заглавие, година на издаване, Сигнатура, Инвентарен номер, Баркод, RFID етикет, ако се видят разлики в данните в електронния каталог и де визу. Има възможност и за редакция на цена, при определение условия. Редактираните данни се отбелязват със специални отметки, което позволява извадка на библиографските описание, които са редактирани и съответно проверени и одобрени от отдел „Каталогизация”. По този начин се постига абсолютно качество на библиографските описания, тъй като винаги е възможно при въвеждането им да има допуснати грешки. Модулът е в помощ и на ретроконверсията, тъй като предлага отчет на липсващи в електронния каталог екземпляри от съществуващи БЕ, а също и липсващи заглавия.

За всеки липсващ екземпляр се извежда информация дали е бил открит при предишни инвентаризации. Резултатът от инвентаризацията, във вид на файлове (Word, Excel, PDF), включва:

• Списък на наличните екземпляри, част от проверявания фонд;

• Списък на наличните екземпляри, открити в инвентаризирания фонд, които са част от други фондове (разместени);

• Списък на наличните екземпляри, неописани в каталога (чужди, подменени);

• Списък на наличните екземпляри, заети преди започване на инвентаризацията;

• Списък на липсващи екземпляри, заети по време на инвентаризацията;

• Списък на липсващи екземпляри (ненамерени и незаети).

Софтуерът дава възможност за над 70 вида справки, свързани с проверката на фонда, които се получават на базата на филтриране на получената информация : 

• Кои екземпляри са с променени баркод етикети по време на инвентаризацията, поради повредени физически повредени етикети?

• Кои екзепляри са с нови бар код етикети, поради липсващи етикети на книгата ?

• Кои описания са нововъведени по време на инвентаризацията поради липса в каталога на книгите (описания за ретроконверсия)

• Кои екземпляри са с нововъведени инвентарни номера (съществуващи библиографски описания, но липсващи като инвентарен номер) и вписани де визу по време на инвентаризацията?

• Кои от тях са И нововъведени описания (липсващи и библиографски описания в електронния каталог)?

Може да се комбинират неограничен брой филтрирания по различен статус-нови данни, редактирани, непроменени.

Виж Презентация

Виж и Инвентаризация по Баркод/RFID
                 Инвентаризация по инвентарен номер

             Ние можем да направим инвентаризацията