Предпоставки за автоматизирана инвентаризация по баркод/RFID етикети:

• Наличие на електронен каталог на библиотечните единици (БЕ), които подлежат на инвентаризация.

Допустимо е част от книгите да не са въведени и това става по време на самата инвентаризация със съкратено библиографско описание (БО), което да идентифицира БЕ. Принципно може и изцяло въвеждане на данни по време на инвентаризацията и на тази основа да се изгради електронният каталог със съкратени описания на наличните книги, които след това до бъдат редактирани от отдел "Каталогизация" до пълно БО.

• Модул „Обслужване на читатели”.

При наличие на електронни читателски картони софтуерът сравнява заетите книги в картоните и дава справка кои книги са заети от читатели преди да започне инвентаризацията и кои книги са заети по време на инвентаризацията. При липса на този модул има два варианта : да се игнорират тези данни или ръчно по читателските картони да се проверят екземплярите, които са заети, да се въведат в модул „Инвентаризация” и да се считат за „налични”.

• Баркод етикет.

Баркод етикетът ускорява и улеснява инвентаризацията. С четеца се изчита етикетът, чрез който се идентифицира БЕ. Ако няма баркод етикет, проверката става с ръчно с търсене по инвентарния номер или по автор и заглавие. Технологията позволява облепяне с баркод/RFID етикет в процеса на инвентаризация и въвеждането на тази информация в каталога. След приключване на инвентаризацията се извежда отчет с нови или променени баркод етикети.

• RFID етикет.

Най-бързата и лесна инвентаризация. Етикетите се изчитат от разстояние до 4 метра и не е необходимо всяка книга да се сваля ръчно от стелажа и да се разгръща за изчитане на баркод етикет или изписване на инвентарен номер. За този начин на инвентаризация е необходимо книгите да са облепени с RFID етикети, които да са налични в електронния каталог за всеки екземпляр.

Технически средства и консумативи за инвентаризация.

• За инвентаризация  по баркод етикет.

Необходим е таблет, на който е инсталиран модул „Инвентаризация”, баркод четец и баркод етикети. Предлагаме безжичен баркод четец, който позволява мобилност на оператора и не е необходима физическа близост до таблета. По този начин инвентаризацията се извършва от двама души, при което единият изчита баркод етикета, независимо къде се намира в помещението, в близост до стелажа, за да не се увеличава физическата натовареност, а другият обслужва таблета. Разбира се, и двете дейности могат да се извършват от един оператор. При инвентаризация по баркод етикет, софтуерът предлага опция за отбелязване на физическото състояние на екземпляра : Повреден, Здрав, За подвързия, За отчисляване, Заразен. Предвидена е възможност за печатен изход по групи състояния и да се вземат необходимите мерки за тяхното опазване. При използване на RFID технология такава възможност няма, тъй като инвентаризацията става дистанционно, без физически контакт с книгите. 

• За RFID инвентаризация.

Необходим е таблет, на който е инсталиран модул „Инвентаризация”, RFID четец и RFID етикети. RFID четците са безжични и позволяват изчитане на етикетите до 4 метра.  Софтуерът позволява при липсващи БЕ данните им да се заредят в четеца и да се направи търсене в останалите фондове и помещения. С четеца се обхождат помещенията на библиотеката (сградата, в която се намира библиотеката или други помещения, където се очаква, че може да има от липсващите БЕ).  При открита БЕ, четецът издава звуков сигнал, а на дисплея се показва инвентарен номер, автор и заглавие на откритата книга. При липса на книги, които трябва да са в този фонд/филиал софтуерът дава възможност за търсенето им в други помещения. Липсващите екземпляри се зареждат в четеца и с него се обхождат останалите помещение. При откриване на заглавие, четецът издава звуков сигнал и на дисплея се появяват автор, заглавие и инвентарен номерна откритата книга.

Виж презентация