Придобитите библиотечни документи се регистрат общо и индивидуално в автоматизирани Книга за движение на библиотечния фонд (КДБФ) и Инвентарна книга.

Книга за движение на библиотечния фонд.

Състои се от трите традиционни части :

• Част I – Набавени библиотечни документи. Разпределението на набавените документи е по начин на набавяне (покупка, дарение, замяна, обмен, депозит), по вид на документите (книги, графични, картографски, нотни, електронни и други издания),  по отрасли на знанието, по място на съхрание, по език. Попълването става автоматично по време на регистрацията на документите. 

• Част II – Отчислени библиотечни документи. Системата предлага отчисляване на документите по инвентарен номер, автор, заглавие и последващ избор за причината на отчисляване, съгласно Наредбата за запазване на библиотечния фонд. Разпределението на отчислените документи по вид, отрасли на знанието, място на съхранение и език става автоматично. 

• Част III – Наличност на библиотечни документи. Резултатите се изчисляват автоматично. Всяка следваща година започва с получената за предходната година наличност без да е необходима ръчна намеса.

Разпределението по отрасли на знанието, място на съхрание и език се настройва съгласно спецификата на всяка библиотека.

Инвентиране на библиотечните документи и Инвентарна книга

 Всеки екземпляр получава пореден инвентарен номер. В процеса на инвентиране се "изчитат" баркод и/или RFID етикетът, ако се ползват такива в библиотеката.

 Инвентарните номера се формират автоматично в зависимост от практиката в библиотеката:

• всяка година започват от номер 1, съчетани с текущата година.
• с продължаваща номерация.

Важно! В системата е заложено автоматизирано преизчисляване (ревалоризация)  на библиотечния фонд.